Regras Básicas para Utilização de E-mail

E-mail é uma ferramenta extremamente útil mas requer algumas regras básicas para sua correta utilização:

Antes de Mandar um E-mail

Conteúdo

• Dê sempre preferência ao formato texto não formatado ao invés de html.
• Seja conciso, claro e objetivo. Lembre-se que recebemos dezenas de E-mail por dia.
• Reler o que você escreveu e passar um "Spell" são práticas recomendadas.
• E-mail não é o lugar para polêmicas. Evite prolongar discussões além do necessário ou responder mensagens excessivamente agressivas.

Attachments

• Evite incluir attachments muito grandes (> 1 MB). Prefira sempre colocar o arquivo em área pública e enviar apenas o link.
• Caso um link seja muito longo, utilize o site http://tinyurl.com/ ou salve o seguinte link no seu browser:
  • javascript:void(location.href='http://tinyurl.com/create.php?url='+location.href).

Subject

• Coloque sempre um Subject que reflita o conteúdo da mensagem.
• Evite alterar o Subjet de Replies. Ao iniciar um novo assunto, não edite mensagens anteriores mudando apenas o Subject, principalmente em listas de distribuição. Escreva uma nova mensagem.

Destinatário

• Analise com cuidado se o destinatário deve ser incluído em To, CC, BCC ou se a mensagem deve ser enviada para uma lista de distribuição (vide abaixo).

Forward

• Antes de dar o Forward de alguma mensagem recebida, pense bem se o conteúdo será útil ou de interesse de uma pessoa ou grupo de pessoas para o qual pretende remetê-lo. Reflita antes de repassar E-mails suspeitos. Na dúvida, não envie.
• No caso de estar recebendo um Forward, responda a mensagem para quem lhe enviou. O remetente inicial (anterior) pode nem saber que ela foi re-enviada e em alguns casos isto pode causar constrangimentos. Se houver endereços de e-mail listados no corpo da mensagem, simplesmente ignore-os.

Reply

• Ele foi feito para responder a quem enviou a mensagem (Reply) ou a todos que a receberam (Reply-to-All).
• Não use Reply-to-All sem necessidade. Isto aumenta muito o número de mensagens em circulação.
• Jamais dê "reply" para alguém que é apenas mencionado na mensagem. Aliás, isto não é Reply.
• Em geral é bom manter todo o "thread" das mensagens anteriores para se saber o que foi discutido até o momento.
• Evite alterar o Subject.

Ao Receber um E-mail

Responder ou Não Responder

Verifique se o remetende do e-mail incluiu seu endereço no To, CC (Carbon Copy), BCC (Blind Carbon Copy), ou se você é parte de uma Lista de Distribuição. Para cada uma das circunstâncias, adote um procedimento diferente:

To:

Requer necessariamente uma manifestação explícita da sua parte. Responda! Nem que seja apenas um OK, mas responda!

CC:

Em geral é usado apenas para:

• Manter alguém informado de um determinado assunto ou avisá-lo sobre uma dada situação
• Informar o destinatário de que a pessoa incluída no CC tem conhecimento do e-mail que está sendo enviado
• Em respeito ao fato da pessoa estar sendo mencionada no e-mail

Neste caso você não está obrigado a responder o e-mail. Em geral, não se deve respondê-lo ou tomar qualquer providência.

BCC:

Muito cuidado neste caso. Se você recebeu um e-mail em BCC é porque o remente não quer que os demais destinários (em To ou CC) saibam que você está recebendo uma cópia.

• Jamais dê um Reply-to-All em um E-mail recebido em BCC. Isto poderia causar sérios constrangimentos.
• Mande em BCC para preservar os nomes contidos uma determinada lista de pessoas, para evitar que esta lista se torne pública.

Lista de Distribuição

Dê sempre preferência para responder para quem postou a mensagem. Só responda para toda a lista caso seja necessário, útil ou de interesse de todos.

Para iniciantes

• http://ryan.com.br/netiqueta.htm
• http://www.icmc.sc.usp.br/manuals/BigDummy/netiqueta.html

Para saber mais

• http://www.debian-rs.org/sites/www.debian-rs.org/netiqueta.html
• http://www.empresario-online.com.br/publico/netiqueta.html

-- SergioNovaes - 24 Sep 2007