Prestação de Contas para a Fundunesp

Formas de Pagamento de Despesas de Viagens

• Recursos financeiros destinados à cobertura de despesas de viagens podem ser concedidos de duas formas:
  • Modalidade 1: o beneficiário solicita diárias antes da viagem através de formulário adequado.
  • Modalidade 2: o beneficiário solicita um adiantamento e presta contas depois da viagem.

• A diária abrange despesas de hospedagem e alimentação.

• O beneficiário pode escolher a modalidade que prefere.

Modalidade 1: Solicitação de diárias

• É preciso incluir justificativa de gastos, mesmo que aproximada, antes da viagem. Essa modalidade é recomendada quando o beneficiário já dispõe de um plano de viagem bem definido, incluindo datas de partida e retorno, valor das diárias de hotel e previsão de gastos com alimentação e transporte.

Vantagem: não é necessário prestar contas no retorno.
Desvantagem: requer planejamento antes da viagem.

• Para possibilitar que o depósito seja feito pela FUNDUNESP antes do beneficiário embarcar, a solicitação de diárias precisa ser encaminhada com antecedência de 4 dias (úteis) da data da viagem. Caso isso não seja feito, o beneficiário poderá vir a receber o recurso financeiro após o embarque.

• No caso de viagem internacional, deve-se preencher somente o campo de diária com pernoite.

• O valor das diárias é definido no item Tabela de Diárias.

• O formulario de cadastro de pessoa física deve ser preenchido apenas na primeira solicitação de diárias feita à Fundunesp.

• Modelo de documento a ser preenchido para a Modalidade 1:
  • Solicitacao_de_Diarias_modelo.doc: Formulário de solicitação de diárias
  • Ficha-cadastral: Formulário de solicitação de diárias

Modalidade 2: Pedido de adiantamento

• O beneficiário estima o valor das despesas de viagem de antemão e o responsável pelo projeto solicita o recurso à FUNDUNESP (exemplo: previsão de gastos de USD$100 de hotel e USD$100 de alimentação e transporte). O valor é depositado imediatamente. Não há necessidade de justificativa prévia, porém no retorno da viagem, o beneficiário deverá prestar contas à FUNDUNESP, justificando todos os gastos através da apresentação de comprovantes fiscais. Caso o beneficiário não apresente justificativa para todos os gastos, o montante não justificado deverá ser devolvido à FUNDUNESP.

Vantagem: é menos burocrático p/ viajar, pede-se o adiantamento sem precisar justificar.
Desvantagem: é preciso prestar contas no retorno; gastos não justificados devem ser devolvidos.

• As despesas de viagens devem ser comprovadas através de Nota Fiscal de hotéis e/ou restaurantes, e devem conter a discriminação do gasto realizado e a data. Relacionar, (no verso da NF) em sendo o caso, o(s) usuário(s) do(s) serviço(s). É vedada despesa com bebidas alcoólicas ou artigos de uso pessoal, bem como gastos com terceiros estranhos ao projeto.

* A prestação de contas deverá ser encaminhada à FUNDUNESP em prazo não superior a 30 (trinta) dias após o retorno da viagem. Os documentos que compõem a prestação de contas deverão ser sempre originais e 1a. via. Os documentos pequenos deverão ser grampeados (não colados) em folha de papel sulfite para evitar extravio e preservar eventuais anotações no verso. Despesas com datas e natureza diferentes deverão ser grampeadas em folhas distintas.

* Na prestação de contas, eventuais saldos deverão ser restituídos através de cheque nominal à FUNDUNESP ou comprovante de depósito em conta corrente indicada pela fundação.

• Modelos de documentos a serem preenchidos para a modalidade 2:
  • Solicitacao_de_Adiantamento.docx: Formulário de solicitação de adiantamento de diárias
  • Recibo_de_Diarias.doc: Formulário de recibo de diárias
  • Declaracao_de_Despesas.docx: Modelo de declaração de despesas

Tabela de diárias (definidas no âmbito do Projeto 2215/2013)

• Exterior
  • Estudante de Pós-Graduação (Early-Stage Researchers – ESR) = USD 120.00
  • Pós-Doutorando (Experienced Researchers – ER) = USD 180.00
  • Docente/Pesquisador (Very Experienced Researcher – VER) = USD 220.00

• Nacionais
  • Tabela da Fundunesp: http://www.fundunesp.unesp.br/download/adm/tabela_diaria_2013.pdf

Passagens aéreas

• Devem ser solicitadas em separado e será preciso redigir uma solicitação de reembolso com a devida justificativa (o interessado custeia a despesa e recebe reembolso após retornar). Os cartões de embarque precisam ser anexados na prestação de contas após a viagem, bem como o bilhete eletrônico. Não há problema que a compra seja feita pela Internet, desde que as informações da compra sejam apresentadas na justificativa.

• Atenção: só é permitida a compra de passagens de classe econômica.

• Modelo de documento a ser preenchido para a solicitação de passagens aéreas:
  • Solicitacao_de_Passagens_Aereas.docx: Modelo de solicitação de compra de passagens

Reembolso

• O reembolso de passagens aéreas deve ser solicitado à Fundunesp através de um ofício, que deverá ser acompanhado dos seguintes documentos:
  1. Confirmação de compra de passagem áerea, informando as datas, o percurso e o valor pago. Por exemplo: Recibo de Agência de Turismo ou página web de confirmação de compra de passagem aérea
  2. Cartões de embarque originais
• Após o recebimento do ofício o reembolso será feito na conta corrente do interessado.

-- Main.santos - 2014-06-26