Difference: RegrasEmail (15 vs. 16)

Revision 162018-01-17 - novaes

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Regras Básicas para Utilização de E-mail

Line: 14 to 14
 
  • Dê sempre preferência ao formato texto não formatado ao invés de html.
  • Seja conciso, claro e objetivo. Lembre-se que recebemos dezenas de E-mail por dia.
  • Reler o que você escreveu e passar um "Spell" são práticas recomendadas.
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  • Jamais escreva nenhuma palavra em letra maiúscula. Isso tem o significado de "gritar" e se tornou mal educado na e-etiqueta. Se quiser ressaltar um texto coloque-o entre asterisco.
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  • Jamais escreva nenhuma palavra inteiramente em letra maiúscula (caixa alta). Isso tem o significado de "gritar" e se tornou mal educado na e-etiqueta. Se quiser ressaltar um texto coloque-o entre asterisco.
 
  • E-mail não é o lugar para polêmicas. Evite prolongar discussões além do necessário ou responder mensagens excessivamente agressivas.
  • Você pode antecipar a relevância ou urgência de sua mensagem utilizando no início do Subject, alguns códigos. Por exemplo:
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    • "ATT" (Attention): para mensagens de grande importância
    • "AR" (Action Required): para mensagens que exigem que o destinatário tome alguma atitude
    • "FYI" (For Your Information): para mensagens apenas informativas
    • "URG" (Urgent): para mensagens urgentes
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    • "ATT :: " (Attention): para mensagens de grande importância
    • "AR :: " (Action Required): para mensagens que exigem que o destinatário tome alguma atitude
    • "FYI :: " (For Your Information): para mensagens apenas informativas
    • "URG :: " (Urgent): para mensagens urgentes
 

Attachments

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  • Evite incluir attachments muito grandes (> 1 MB). Prefira sempre colocar o arquivo em área pública e enviar apenas o link.
  • Caso um link seja muito longo, utilize o site http://tinyurl.com/ ou salve o seguinte link no seu browser:
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  • Evite incluir attachments muito grandes (> 1 MB). Prefira sempre colocar o arquivo em área pública (e.g. Dropbox, OwnCloud, etc.) e enviar apenas o link.
  • Caso um link seja muito longo, utilize o site http://tinyurl.com/ ou salve o seguinte link no seu browser:
 
    • javascript:void(location.href='http://tinyurl.com/create.php?url='+location.href).

Subject

Line: 39 to 39
 

Forward

  • Antes de dar o Forward de alguma mensagem recebida, pense bem se o conteúdo será útil ou de interesse de uma pessoa ou grupo de pessoas para o qual pretende remetê-lo. Reflita antes de repassar E-mails suspeitos. Na dúvida, não envie.
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  • No caso de estar recebendo um Forward, responda a mensagem para quem lhe enviou. O remetente inicial (anterior) pode nem saber que ela foi re-enviada e em alguns casos isto pode causar constrangimentos. Se houver endereços de e-mail listados no corpo da mensagem, simplesmente ignore-os.
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  • No caso de estar recebendo um Forward, responda a mensagem apenas para quem a enviou. O remetente inicial (anterior) pode nem saber que ela foi re-enviada e em alguns casos isto pode causar constrangimentos. Se houver endereços de e-mail listados no corpo da mensagem, simplesmente ignore-os.
 
  • Às vezes é útil fazer um pequeno resumo do conteúdo da mensagem para ressaltar o motivo dela estar sendo redirecionada.

Reply

Line: 52 to 52
 

Tratamento

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Como regra geral, na etiqueta americana (internacional?), nunca se refere a alguém pelo sobrenome sem o título na frente (Mr., Dr., Prof., etc.). Caso você seja íntimo do interlocutor pode se refira a ele pelo nome, mas sem o título na frente.
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Como regra geral, na etiqueta americana (internacional?), nunca se refere a alguém pelo sobrenome sem o título na frente (Mr., Ms. Dr., Prof., etc.). Caso você seja íntimo do interlocutor pode se refira a ele pelo nome, mas sem o título na frente.
 
  • Por exemplo, há duas maneiras aceitáveis de se referir a um destinatário "Dr. José Silva":
    • Dear José
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    • Dear Dr. Silva. Note que Prof. possui um status mais elevado do que Dr. e esse tratamento deve ser usado caso ele seja um Professor de Universidade.
Nunca se refira a ele como "Dear Silva" ou "Dear Dr. José". Isso é absolutamente não usual.
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    • Dear Dr. Silva. Note que Prof. possui um status mais elevado do que Dr. e esse tratamento deve ser usado caso ele seja um Full Professor de Universidade. Nunca se refira a ele como "Dear Silva" ou "Dear Dr. José". Isso é incorreto.
 
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  • Ao assinar uma mensagem utilize apenas o seu prenome. Por exemplo: Thanks, Cicrano; Regards, Cicrano; Best regards, Cicrano, etc. Colocar o sobrenome indica que você gostaria de ser tratado a partir daquele momento com grande formalidade e reverência.

  • Jamais deixe de assinar uma mensagem!
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  • Ao assinar uma mensagem utilize apenas o seu prenome. Por exemplo: Thanks, Cicrano; Regards, Cicrano; Best regards, Cicrano, etc. Colocar o sobrenome indica que você gostaria de ser tratado a partir daquele momento com mais formalidade.
 

Ao Receber um E-mail

Responder ou Não Responder

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Nem todo e-mail requer uma resposta. Verifique se o remetende do e-mail incluiu seu endereço no To, CC (Carbon Copy), BCC (Blind Carbon Copy), ou se você é parte de uma Lista de Distribuição. Para cada uma das circunstâncias, adote um procedimento diferente:
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Nem todo e-mail requer uma resposta. Verifique se o remetende do e-mail incluiu seu endereço no To, CC (Carbon Copy), BCC (Blind Carbon Copy), ou se você é parte de uma Lista de Distribuição. Para cada uma das circunstâncias, adote um procedimento distinto:
 

To:

Line: 77 to 74
 Em geral é usado apenas para:
  • Manter alguém informado de um determinado assunto ou avisá-lo sobre uma dada situação
  • Informar o destinatário de que a pessoa incluída no CC tem conhecimento do e-mail que está sendo enviado
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  • Em respeito ao fato da pessoa estar sendo mencionada no e-mail
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  • Em respeito ao fato da pessoa estar sendo mencionada no corpo do e-mail
 
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Neste caso você não está obrigado a responder o e-mail. Em geral, não se deve respondê-lo ou tomar qualquer providência.
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Neste caso você não está obrigado a responder o e-mail. Em geral, não se deve respondê-lo ou tomar qualquer providência quando somos incluídos em CC..
 

BCC:

Line: 89 to 86
 

Lista de Distribuição

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Dê sempre preferência para responder para quem postou a mensagem. Só responda para toda a lista caso seja necessário, útil ou de interesse de todos.
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Dê sempre preferência para responder apenas para quem postou a mensagem. Só responda para toda a lista caso seja necessário, útil ou de interesse de todos.
 

Boas Práticas no Uso do E-mail

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  • Password: verifique as instruções dadas pelo CERN em http://security.web.cern.ch/security/passwords/
  • Verifique seu Inbox várias vezes ao dia, se possível em horas determinadas (de manhã, antes/depois do almoço, antes de deitar, etc). No entanto, evite ficar checando seu e-mail o tempo todo.
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  • Password: verifique as instruções dadas pelo CERN
  • Verifique seu Inbox várias vezes ao dia.
 
  • Tente responder as mensagens assim que recebidas. Isto evita que você tenha que relê-las várias vezes.
  • A regra acima não deve ser aplicada no caso de mensagens com forte conteúdo emocional. Neste caso, "sleep on it".
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  • Tente deixar o Inbox com o menor número de mensagens possível (se possível vazio!). Ele só deve conter mensagens que ainda requeiram uma ação de sua parte (resposta, acompanhamento, lembrete)
  • É útil manter um folder "Temporário" onde são coletados os e-mail que serão deletados em breve. Por exemplo: follow-ups, até uma certa tarefa ter sido cumnprida, ou referentes a uma viagem que só tem utilidade até estarmos de volta.
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  • Tente deixar o Inbox com o menor número de mensagens possível (se possível vazio!). Ele só deve conter mensagens que ainda requeiram uma ação de sua parte (resposta, acompanhamento, lembrete) como em uma to-do-list.
  • É útil manter um folder "Temporário" onde são coletados os e-mail que serão deletados em breve. Por exemplo: follow-ups, até uma certa tarefa ter sido cumprida, ou referentes a uma viagem que só tem utilidade até estarmos de volta.
 
  • É uma boa prática incluir a si mesmo em BCC em toda mensagem enviada. Assim você se certifica de que o e-mail foi realmente enviado e a sua cópia pode ser deletada ou arquivada.
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  • Tente separar em contas de e-mail diferentes as mensagens de trabalho e os mais relevantes, daquelas de familiares, amigos, listas de discussão, etc.
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  • Tente separar em contas de e-mail diferentes as mensagens de trabalho daquelas mensagens particulares (de familiares, amigos, listas de discussão, etc.)
 
  • Organize os e-mails recebidos em diretórios cujo nome reflita seu conteúdo.
  • Use filtros e outras ferramentas do seu programa de e-mail, tal como regras, tags, categorias, etc.
Line: 107 to 104
  Sempre que estiver ausente coloque um reply automático em sua conta profissional. Por exemplo:
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  • Estarei ausente até dia XX de xxxx. Caso haja algum assunto urgente, tente me contatar através do celular (11) XXXX-XXXX.
  • I am away until XX Xxxxx. In case of emergency, please try contacting me by phone: +55 (11) XXXX-XXXX.

Para iniciantes

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  • Estarei ausente até dia XX de xxxx. Caso haja algum assunto urgente, tente me contatar através do celular (11) XXXX-XXXX ou contate fulano@mail.com.
  • I am away until XX Xxxxx. In case of emergency, please try contacting me by phone: +55 (11) XXXX-XXXX or contact fulano@mail.com.
 

Para saber mais

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